大家如果经常查看我的博客，一定知道我是一名助理，每天早晨上班后与我的上司沟通一天内所有的工作日程。疫情之前，我的工作常态是拿着记事本和一支笔前去上司的办公室。交谈过程中，我记录下需有需要做的事情，询问某位上司某项工作的最新进展，以他的名义回复邮件，确定一些日程，推迟一些日程，等等。接下来，我回到自己的办公室，开始处理工作，在记事本上划掉已经全部完成的事项。
移动办公到底是怎样一个流程？受疫情影响，我从2020年10月起再次居家办公。与疫情之前相比，许多工作方式发生了改变。我在这里讲述的实例，许多读者或许也能应用到自己的工作方式。
现在的情况是，我以虚拟方式坐在上司的对面，因为他和我一样，也是居家办公。在办公室的时候，他总是把屏幕转个方向，方便我们一起观看。现在，我们通过Microsoft Teams进行通话联系，在线共享屏幕，这样我们也能始终面对同样的画面商谈。最近，我开始使用微软公司的To Do App。我为自己建立一个清单，列入我的全部工作，并将其与上司形成关联。对此，我把之前所有手写的事宜全部输入到清单中。大家或许会说：这就是新瓶装老酒。完全不是这样。现在我说说这种数字化办公的优点。我和上司共享这个清单，这意味着他可以随时查看最新进展，还能补充一些任务。有些事宜不需要太多的口头说明，有些事情他已经忘记。我认为，这就是数字化思维传递！对于我的第二位上司，我采用同样的方法和流程，此外，我还为自己单独建立一个清单，因为我自己也有一些工作需要独立完成。每当我通过Teams收到一条聊天信息，要求我完成一项任务，我可以立即点击信息的三个点，将其转换成To Do任务。此外，我还将To Do App下载到我的智能手机上，这样，我就可以随时处理所有需要完成的任务。这种软件还有另外一个优点：大家是否都有这样的经历，随手涂写一些自创的“速记符号”，然后突然发现自己也不知道写了些什么？使用To Do App后，这种事情已经不会再发生。
简化文件存储 — 借助office.com
我是一个有条理、爱整洁的人。因此，我喜欢每件东西都有其固定位置，并且我能准确知道它放在哪里。对文件存储也是如此。我通过文件夹目录和一些自己习惯的文件命名规律建立一个系统，按照这个系统将文件存储到网络驱动器。不过，我很快就不再将网络驱动器作为主存储器，因为所有文件都转存到我的OneDrive或者同事的OneDrive中，通过SharePoint或者在Teams工作区（其背后还是SharePoint）进行存储、分享和处理。最初，我对整体架构认识不清。文件存放在哪里（OneDrive，Teams…）？谁将文件与我共享？哪里可以再找到电子邮件及其链接，从而找到这个文件？直到我发现，我并不需要记住所有这一切，因为有一个总览页面知道所有这一切。咒语就是office.com。如果在浏览器中输入地址www.office.com，根据需要再登录Windows，马上就会出现Dashboard总览页面。这就是说：我自己创建或者处理过的文件，电邮的附件，还有我在Yammer平台上展示的文件，等等。不过，这全部是微软云服务上的文件（Teams，OneDrive，Outlook…），不包含我当前在网络驱动器上保存的文件。如果同时使用这两个系统工作，必须注意这一点。借助Dashboard的过滤功能，我可以按照同事名字、文件名或者我知道的一些信息查找，就可以得到相关联的所有文档。如果我能确认这是一个PowerPoint文档、Word或者 Excel文档，还可以在搜索栏的链接页面点击相应的图标，开始查找。这样，搜索结果只显示这种文件类型。我认为还有一个相当有用的功能是点击OneDrive后出现的总览页面。这里，可以显示“分享”内容，哪个文件夹或者文件设置了共享，或者我自己已经将哪些内容分享给别人。对于读取权限的确定，这是一个非常高效的方式。如果不想每次都在浏览器中输入地址office.com，还可以将Dashboard作为App下载，固定在任务栏上。具体操作：打开Microsoft Edge — 输入www.office.com — 在旁边页面的浏览器栏中点击三个点 — 在Apps中点击“>” — 点击“安装Office”。打开App后，可以很方便地将其固定在任务栏上。这是我的一个小贴士。我的个人结论：对于我这种人，最大的挑战是减少一些校对检查，相信office.com能够把人们查找的文档全部再现出来。对于大家共同处理、有时甚至是同时处理的文档，这样可以避免重复保存数据，大家可以始终使用最新的版本。
协调会议日程 — 借助FindTime
助理岗位的另外一个重点工作是协调日程安排。简单的会议日程通常由上司自己安排。借助Outlook的日程安排，大部分都没有问题，可以很快在日历中找到合适的空闲时间。参加人员越多，参加人员的级别越高，或者有外部人员参加，安排的难度就越大。对此就需要专业选手上场，我比较喜欢使用FindTime — Outlook的外加程序。我输入所有需要参加会议的人员，通过FindTime形成一个投票页面，选择相应的时间间隙。在选项中，我可以确定推荐时间在我的日历中是否被占用，会议日程在送达一位克朗斯人之后是否自动通知所有的参会者。接下来，已经占用的日程重新被自动删除。参会者收到一封电子邮件，其中包括我推荐的日程选项的链接。收件人不需要安装这个外加程序，因为点击这个链接后就会出现一个浏览器窗口，可以通过“是”、“否”、“优先”对建议做出反馈。如果其它参会者已经投票，这些说明也会被显示。我认为，这个外加程序极大地简化了日程确认，不再需要大量的邮件和通话。
可惜上述功能目前只能显示在自己的日历中，而不是指令发出者的日历中，这就是说，不能出现在通常发出最终要求的上司的日历中。因此，尽管我作为助理使用最新版本的FindTime 对会议时间进行投票确定，但大部分情况不会使用自动生成会议时间这个超棒的功能。对此，已经在微软网站对这个需求进行了用户反馈。亲爱的微软，什么时候才能有实施路线图？
利用PowerPoint Live进行演示
最后，我再简要介绍一下Teams会议中展示幻灯片的新工具。常规步骤：打开PowerPoint演示，在Teams会议中进入内容分享，在屏幕或者窗口选择PowerPoint，然后启动演示模式。遗憾的是，演示人现在完全与听众隔离，因为他只能看到屏幕上的幻灯片。对此，微软现在推出了PowerPoint Live作为补救措施。在内容分享中，可以立即在屏幕和窗口旁边找到PowerPoint Live分享。这里可以看到最后打开的文档或者从一个存储位置选择一个文件。如果按照这种方式开始幻灯片展示，就可以直接在屏幕中嵌入该演示文档。作为文档介绍者，我既可以看到当前的幻灯片，包括后续幻灯片的预览，也能看到观众的当前状况。这可以让我更好地与观众建立联系，根据他们的表情和行为做出反应。我还能够立即看到文字反馈，不再需要通过主持人引起我的注意。这样，会议更加具有互动性。
尽管我讲述了这么多虚拟合作，但我还是希望有一天能够与同事一起坐在办公室工作。虽然我不敢说能够每个星期在一起工作五天，但是希望只要能够在一起一天或者两天。这种混合工作方式从现在就可以开始，但也面临着许多挑战。我非常怀念以前的一些小事：一起和同事吃午饭，一起在厂内的Dallucci咖啡屋喝一杯咖啡，那种有一个心型拉花的卡布奇诺。
